La crisis sanitaria y el auge del teletrabajo han puesto en entredicho el uso del espacio de oficinas en Madrid. En muchos casos la tasa de ocupación real no supera el 40% en algunas empresas. Es fácil entender que, en este nuevo contexto, muchas empresas se estén planteando un cambio de oficina para conseguir un importante ahorro. Para realizar este tipo de servicios, es preferible confiar la mudanza de su oficina a profesionales. De hecho, mudarse de oficina requiere de habilidades y organización que solo una empresa de mudanzas puede garantizar.
¿Qué implica una mudanza de oficina?
El traslado de oficinas representa un gran cambio para cualquier empresa y también para los empleados. Pero el camino hacia la mudanza puede ser peligroso si no se prepara bien. Retrasos que bloquean la reanudación de tu actividad, gastos imprevistos, estrés adicional para tus empleados… tantos escollos que te sugerimos evitar con nuestros consejos para una mudanza sin (demasiadas) molestias.
Es importante hacer el traslado del mobiliario y enseres de oficina con una empresa de mudanza cualificada que nos dé todas las garantías para que el traslado de oficina sea un éxito.
Motivaciones de un traslado de empresa
Las razones por las que se produce un traslado de oficina son variadas, pueden ser por motivos de superficie, ubicación, crecimiento exponencial o por necesidades funcionales.
¡Sea cual sea la razón del traslado es fundamental una buena planificación para que la mudanza sea un éxito!
Qué hace una empresa de mudanza
El papel de una empresa de mudanzas no consiste solo en transportar del punto A al punto B.
De hecho, la mudanza de oficinas generalmente conlleva otras necesidades adicionales que pueden ser atendidas por la empresa de mudanzas. Un profesional puede ayudarte en todas las etapas de tu proyecto, desde la preparación y el transporte hasta el montaje de los muebles en tu nueva oficina.
También debe atender la necesidad de almacenamiento temporal de tus muebles durante la mudanza, archivo, instalación de equipos, traslados técnicos, trámites administrativos, etc.
¿Cómo hacer el traslado de oficina en la ciudad de forma fácil?
¿Quieres cambiar de oficina? Puedes sentirte un poco perdido en las diversas tareas que te esperan. ¡Cambiar de oficina no es poca cosa! Y, a veces, es difícil orientarse, especialmente en términos de organización y es útil planificar las diferentes tareas elaborando una lista de verificación, esto es lo primero que debes de hacer antes de la mudanza.
El tiempo medio para hacer una mudanza de oficina está ente 1 a 6 meses.
Tips para hacer una mudanza de oficina a la perfección
Estos son algunos consejos para prepararse para mudarse de oficina.
Evalúa tu presupuesto
El primer punto para planificar es la evaluación del presupuesto. Es incluso el más importante.
Los elementos a tener en cuenta para saber cuánto cuesta la mudanza son:
- El coste de la empresa de mudanzas.
- El coste de acondicionamiento del nuevo local.
- El coste del personal que destinarás a la mudanza.
- La compra de mobiliario o equipo (computadoras, escritorios, etc.)
- También debes planificar los costes relacionados con el futuro local: cargos, costos de mantenimiento y limpieza, etc.
Planifica la mudanza de tu empresa
Una vez que se firma el contrato de arrendamiento, ¡se cruza un hito! Y, además, la mejor manera de prepararse para el traslado es organizar las tareas. Sobre todo, porque mantener especificaciones meticulosas con un calendario detallado también permite visualizar mejor todos los pasos necesarios para la mudanza. De hecho, para coordinar correctamente todas las operaciones logísticas, también es ideal designar un responsable de mudanzas entre los empleados de la empresa.
En conclusión, para mudarse de oficina es fundamental planificar todos estos pasos con mucha antelación. Una buena organización es, en última instancia, la garantía de un traslado exitoso, con total tranquilidad para usted y sus empleados.
Mejores fechas para hacer una mudanza
Tan pronto como sepas que te vas a mudar, necesitas obtener presupuestos y establecer una fecha de mudanza. Ciertos períodos, como la primavera, están muy ocupados con las mudanzas y los precios aumentan. Compara los presupuestos cuidadosamente, estudia las diferentes opciones y elije la mejor empresa de mudanzas teniendo en cuenta también, las opiniones y valoraciones de otros clientes.
Preparación y etiquetado de cajas
Antes de meter todo el material de la oficina en cajas, es útil ordenar los papeles y archivos y deshacerte de todo lo que no sea necesario para el buen desarrollo de la actividad.
Recuerda identificar claramente las cajas poniendo su nombre y el contenido exacto de la caja para que la empresa de mudanzas pueda despachar correctamente todas las cajas sin demora el día de la mudanza.
Consejos para el traslado de equipos informáticos
El sistema informático y los datos de Internet suelen ser el órgano estratégico de la empresa y el que será movido en el último momento. Por eso se recomienda cuidarlo y hacer todo lo posible para garantizar su traslado con total seguridad y sin correr demasiados riesgos.
Logísticamente, este movimiento probablemente tendrá lugar en los últimos días antes de mudarse para interrumpir lo menos posible la productividad del negocio.
Comienza por hacer un inventario exhaustivo de todos los equipos informáticos y etiqueta cuidadosamente los diferentes dispositivos para saber a qué empleado o proveedor de servicios pertenece. Confía las desconexiones y reconexiones a profesionales cualificados que conozcan las normas de seguridad para no perder datos durante la transferencia, especialmente de los servidores si los tiene en tu empresa.
Antes de mover todo tu equipo de una oficina a otra, asegúrate de que la red de Internet de la nueva oficina está bien dimensionada para las necesidades de la empresa, que funciona correctamente y que puede garantizar la seguridad y confidencialidad de todos los datos transferidos.
Vehículos utilizados en una mudanza
Para transportar todos tus muebles y cajas, lo mejor es alquilar un vehículo adecuado.
Alquile un vehículo lo suficientemente grande como para limitar los viajes y, sobre todo, compruebe que está bien asegurado.
En resumen, el éxito de tu mudanza estará ligado al tiempo de preparación que le dediques.
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Una buena planificación y una sólida coordinación son las bases de una mudanza exitosa para tu empresa. Gracias a planes de acción cuidadosamente elaborados, minimizamos la pérdida de productividad de tu empresa asegurando una instalación eficiente, rápida y seria.
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